Cinco mitos e verdades sobre a assinatura eletrônica

Segundo o estudo “Impulsionando o Potencial da Economia Remota” feito pelo instituto Economist Impact para a Docusign, com consumidores e executivos de 9 países, incluindo o Brasil, a economia remota adicionará um valor cumulativo de US$ 19,4 trilhões ao PIB dos países no período de 2022 a 2030.

Para as PMEs, que representam quase 99% das empresas no Brasil, essa previsão reforça a relevância da tecnologia para o futuro dos negócios; mas, ao mesmo tempo, desnuda os desafios de educação e adoção de ferramentas comprovadamente eficazes e confiáveis para alcançar as metas.

Embora as empresas brasileiras sempre apareçam como entusiastas da tecnologia, seja por razões de investimento, educação ou de expertise, o investimento ainda é largamente descentralizado.

No que toca ao conhecimento da tecnologia, uma das ferramentas que mais contribuem com a produtividade remota é, certamente, a assinatura eletrônica, que garante agilidade e segurança para as transações feitas de forma digital. No entanto, certos mitos afastam as PMEs de experimentar essa ferramenta.

Com cada vez mais novos usuários de assinatura eletrônica, é importante esclarecer alguns tópicos que podem gerar dúvidas entre as pessoas.

Mito 1: A assinatura eletrônica não tem a mesma validade que a assinatura manuscrita perante a justiça brasileira

Na verdade, a legislação brasileira já autoriza a assinatura eletrônica desde 2001, quando a  Medida Provisória 2.200/2001-2 foi publicada. Em seu artigo 1º, a MP trata da garantia “de autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como da realização de transações eletrônicas seguras”. À época, não era necessário que as MPs fossem convertidas em Lei pelo Congresso Nacional; assim, apenas a existência dessa diretriz já garante a validade jurídica dos acordos eletrônicos. Nos anos seguintes foram criadas novas leis que ratificaram a validade dos negócios firmados eletronicamente. É o caso do Código Civil e de outras Leis como: 13.874/2019 (a Lei da Liberdade Econômica), 14.063/2021 (assinatura eletrônica envolvendo entes públicos e em questões de saúde pública), e 14.129/2021 (a Lei de Governo Digital)

Mito 2: A assinatura eletrônica é a mesma coisa que a assinatura digitalizada

Não. O que determina a validade de uma assinatura é o meio em que ela foi criada. Uma assinatura digitalizada nasceu antes no papel; portanto o papel tem validade. Ao contrário, a assinatura eletrônica, por já ter nascido em meio digital e com as medidas técnicas e tecnológicas, tem validade. Ou seja, uma assinatura que tenha sido digitalizada (escaneada ou fotografada) não tem validade. Além disso, a assinatura eletrônica é muito mais robusta do que apenas uma imagem da assinatura física, quando a tecnologia dispõe de camadas extras de segurança para o mundo digital.

Mito 3: É fácil falsificar as assinaturas eletrônicas

A assinatura eletrônica requer mensagens de dados para assegurar sua validade, além de poder recorrer a vários fatores de verificação e camadas de segurança integradas ao design da tecnologia. A Docusign oferece soluções para verificar a identidade do signatário e autenticar o acesso como parte integrante da experiência de assinatura eletrônica. Pelo contrário, as assinaturas feitas à mão são mais passíveis de fraude, porque podem ser manipuladas e falsificadas mais facilmente.

Mito 4: A tecnologia de assinatura eletrônica é cara

Quanto à economia de recursos, a assinatura eletrônica definitivamente proporciona redução de custos. Por um lado, isso ocorre porque seu uso reduz o investimento em logística das assinaturas, armazenamento físico dos acordos e insumos administrativos como papel, impressoras, canetas, toners etc. No entanto, esses são apenas custos diretos. Há os custos indiretos que impactam ainda mais a celebração de negócios, como os erros na redação e revisão de contratos, a demora na coleta de assinaturas, a gestão de renovações, entre tantos outros inconvenientes que aumentam as horas de gestão dos acordos e impedem que muitos negócios apresentem retorno rápido.

Mito 5: A assinatura eletrônica deve ser idêntica à assinatura manuscrita

Mesmo que a digitalização e o upload da assinatura manuscrita em um documento sejam possíveis, a aparência da assinatura eletrônica não é condição particular para seu reconhecimento legal. Enquanto os documentos assinados à caneta podem precisar passar por uma análise forense para determinar quem realmente os assinou, os contratos assinados eletronicamente requerem, segundo a lei, a comprovação da autenticidade por meio de mensagens de dados (medidas técnicas). Por exemplo, a Docusign registra o endereço IP do signatário, data e hora em que o documento foi assinado, podendo inclusive validar a assinatura por meio de outros fatores eletrônicos, como confirmação por token, biometria ou certificado digital.

Sem dúvida, a digitalização é um pressuposto de produtividade na nossa era. E a disponibilidade de ferramentas de gestão inteligente de acordos e a assinatura eletrônica contribuem não somente para fomentar a transformação digital das empresas, ajudando a reduzir as perdas financeiras, mas também para torná-las ainda mais sustentáveis, uma vez que elas possibilitam uma importante redução no uso de papel.

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